HUISHOUDELIJK REGLEMENT
Huishoudelijk Reglement voor de FEDERATIE VAN NEDERLANDSE REUZEN,
gevestigd te Utrecht (hierna te noemen federatie) Goedgekeurd door het bestuur
op 16 JUNI 2009. De evaluatie van dit Huishoudelijk Reglement zal plaatsvinden
op 12 september 2009 bij de algemene vergadering van aangeslotenen. Wilt u
eventuele suggesties voor bijstelling en/of aanvulling van dit reglement zenden
naar Toon de Brouwer, secretariaat van de federatie,
e-mail: toondebrouwer@wanadoo.nl
INLEIDING
Het uitgangspunt voor dit reglement zijn de statuten van de
FEDERATIE VAN NEDERLANDSE REUZEN, welke bij notaris Verheesen te Roermond zijn
gepasseerd op 16 juni 2009
Dit huishoudelijk reglement mag geen regelingen bevatten die in
strijd zijn met de statuten van de vereniging. Ook mogen de verschillende
onderdelen van het huishoudelijk reglement niet in strijd zijn met elkaar.
REGELINGEN VOOR DE ALGEMENE LEDENVERGADERING
Het hoogste orgaan van de vereniging is de algemene ledenvergadering.
De algemene ledenvergadering is, zowel voor- als achteraf, belast met
het toezicht houden op het beleid binnen de vereniging. Dit betreft het
voorafgaand aan een jaar goedkeuren van het beleidsplan, het jaarplan en de
begroting en het achteraf vaststellen van de jaarrekening en het jaarverslag.
Tevens wordt tijdens de algemene ledenvergadering de leden van het bestuur
benoemd, geschorst of ontslaan. Aan de aangeslotenen van de vereniging komen in
de algemene ledenvergadering alle bevoegdheden toe, die niet door de wet of de
statuten aan het bestuur toekomen.
Zie tevens statuten van de federatie d.d. 16 juni 2009
De algemene ledenvergadering keurt goed en houdt toezicht op
hoofdlijnen van het beleid van de vereniging.
De aangeslotenen van de vereniging worden via e-mail, met in
achtneming van een termijn van ten minste tien dagen, tot het bijwonen van de
algemene ledenvergadering opgeroepen. De oproep vermeldt de te behandelen
punten.
Stemming tijdens de algemene ledenvergadering:
Bij aanvang van de algemene ledenvergadering worden 2
stemmentellers aangewezen.
Stemming over zaken geschiedt door handopsteken. Heeft een lid
zich vergist dan kan hij de vergissing herstellen vóórdat het besluit is
vastgesteld door de voorzitter. Een later bemerkte vergissing brengt geen
verandering in de stemming, het lid kan wel aantekening vragen in de notulen
van zijn vergissing.
Stemming over personen geschiedt met stembriefjes, welke bij een
van de stemmentellers worden ingeleverd. Niet of niet behoorlijk ingevulde
stembriefjes tellen voor de bepaling van de meerderheid niet mee. De stemming
is nietig als er meer briefjes zijn ingeleverd dan aanwezige stemgerechtigden
in de vergadering.
Naast de stembriefjes, krijgen de leden de mogelijkheid om via de
e-mail een stem uit te brengen.
Indien na een stemming blijkt dat een gelijk aantal stemmen ‘voor’
en ‘tegen’ is uitgebracht wordt er nogmaals gestemd. Indien dit hetzelfde
resultaat oplevert, dan wordt de vergadering voor tenminste 10 minuten
geschorst waarna nogmaals gestemd wordt. Indien er vervolgens nog geen besluit
genomen kan worden, beslist de voorzitter. De voorzitter maakt dit vóór de
schorsing bekend.
REGELINGEN VOOR HET BESTUUR
Het bestuur van de federatie draagt zorg voor de leiding van de
vereniging.
De voorzitter is eindverantwoordelijk.
Zie Statuten van de federatie d.d. 16 juni 2009
Het bestuursreglement is een aanvulling op de tekst vermeld in de
statuten van de vereniging.
Het bestuur draagt zorg voor de leiding van de vereniging,
gebaseerd op integraal leidinggeven en resultaatverantwoordelijkheid en in
overeenstemming met de statuten en het huishoudelijk reglement van de
vereniging.
Het bestuur is verantwoording schuldig aan de algemene ledenvergadering.
Het bestuur informeert zich over standpunten van leden in die
situaties waarin ledenraadpleging is gewenst.
In gevallen waarin zowel de statuten als het huishoudelijk
reglement niet voorzien, beslist het bestuur.
Het bestuur legt verantwoordelijkheden,
bevoegdheden en taakverdeling van de bestuursleden vast in een bijlage bij dit
reglement;
Het bestuur zorgt voor het onderhouden van contacten door het
bijwonen van bijeenkomsten en/of het organiseren van bijeenkomsten door de
aangeslotenen, welke van belang zijn voor het verwezenlijken van de
doelstelling en het beleid van de vereniging.
Het bestuur delegeert verantwoordelijkheden en bevoegdheden
schriftelijk aan de commissies/werkgroepen.
Het bestuur vergadert tweemaandelijks (uitgezonderd de
zomermaanden) of zoveel meer als voor besluitvorming nodig is.
Het bestuur ontvangt minstens één week voor de vergadering een
convocatie voor de vergadering, vergezeld van de agenda en de onderliggende
relevante stukken.
Het bestuur houdt een besluit aan indien het verantwoordelijke
bestuurslid niet aanwezig is, tenzij het betreffende bestuurslid akkoord gaat
met bespreking en besluitvorming in het bestuur.
Het bestuur stelt van het verhandelde in de vergaderingen notulen
op.
Het bestuur legt de genomen besluiten vast in een besluitenlijst.
De voorzitter zit de vergaderingen van het bestuur voor.
Het bestuur stelt een rooster van aftreden op en draagt er zorg
voor dat dit rooster jaarlijks geactualiseerd wordt.
Het bestuur draagt zorg voor de financiën, waaronder voorbereiden
van de begroting en het financieel jaarverslag.
Het bestuur draagt samen met de eventueel samen te stellen commissies
zorg voor:
Het jaarverslag.
Het uitvoeren van de correspondentie, het convoceren en notuleren
van de diverse vergaderingen.
Het beheren van het archief.
Het organiseren van activiteiten, symposia en congressen.
Het verstrekken van inlichtingen aan leden en niet-leden middels
de website en het voorlichten van de pers.
Het voorbereiden van, adviseren over en het uitvoeren van het
beleid van de vereniging.
Het bestuur legt de begroting en het
beleidsplan ter goedkeuring voor aan de algemene ledenvergadering en laat haar
het jaarverslag en de jaarrekening vaststellen.
Het bestuur ziet er op toe dat jaarlijks de algemene
ledenvergadering wordt gehouden.
Voor alle onderwerpen ter verwezenlijking van de doelstelling van
de federatie kan het bestuur een commissie/werkgroep instellen. Van deze
werkgroep wordt mededeling gedaan op de website met opgave van doelstelling,
samenstelling, opdracht en rapportage van het resultaat.
Verantwoordelijkheden, bevoegdheden en taakverdeling van
de bestuursleden.
Het bestuur legt verantwoordelijkheid af tijdens de algemene ledenvergadering.
Binnen het bestuur wordt een nauwe collegiale samenwerking
verondersteld. Daartoe worden noodzakelijk geacht: een optimale
informatie-uitwisseling, een intensieve onderlinge communicatie en het streven
naar besluitvorming door overeenstemming.
Het bestuur formuleert gezamenlijk het beleid op middellange en
lange termijn, gebaseerd op de doelstelling van de vereniging.
Binnen het bestuur geldt een taakverdeling, waarin is aangegeven
welke aandachtsgebieden en taken specifiek tot de competentie van de
afzonderlijke bestuursleden behoren.
Uitdrukkelijk blijft onverkort van kracht dat ondanks deze
onderlinge taakverdeling de bestuursleden een gezamenlijke verantwoordelijkheid
dragen voor het beleid van de vereniging.
Een bestuurslid dat zijn functie in het bestuur wil beëindigen
brengt de voorzitter hiervan schriftelijk en tijdig op de hoogte (tenminste 3
maanden van tevoren).
In verband met de taakverdeling wordt een duidelijke opsomming
gegeven van aandachtsgebieden van de afzonderlijke bestuursleden.
Binnen het bestuur zijn de volgende functies te onderscheiden:
1. Voorzitter
2. Secretaris
3. Penningmeester
De voorzitter is eindverantwoordelijk en is als zodanig belast met
de algemene en dagelijkse leiding van de vereniging.
De voorzitter zit de vergaderingen van het bestuur voor.
De voorzitter onderhoudt kontakten met de aangeslotenen van de
federatie en wordt daarbij ondersteund door zijn medebestuursleden.
De voorzitter treedt op namens en als woordvoerder van de
vereniging.
B. Secretaris.
De secretaris houdt de notulen van alle vergaderingen. Deze worden
na goedkeuring door de vergadering, door
hem en de voorzitter ondertekend. Hij voert de briefwisseling uit naam en in
overleg met het bestuur en is verplicht alle stukken te bewaren. Hij ondertekent
alle stukken van hem uitgaande en is verplicht hiervan kopie te houden. Hij is
belast met het bijhouden van de ledenlijst en voert de volledige administratie.
In de algemene vergadering, bedoeld in artikel 9, lid 1 van de Statuten, brengt
hij verslag uit over het afgelopen verenigingsjaar. Hij heeft het beheer over
het archief, met dien verstande, dat dit archief moet bevatten: de Statuten,
Huishoudelijke en overige Reglementen, notulen, begrotingen, jaarrekeningen,
jaarverslagen, ledenlijsten, huurcontracten, notariële akten en relevante
correspondentie.
C. Penningmeester.
De
penningmeester beheert de gelden van de vereniging en zorgt voor het innen van
alle aan de vereniging toekomende baten. Hij is voor de onder zijn beheer
staande gelden persoonlijk aansprakelijk, tenzij hij overmacht kan bewijzen.
Hij doet die uitgaven, welke het gevolg zijn van de toepassing van dit
reglement en van de uitvoering van de besluiten van de vergadering. Voor alle
andere uitgaven heeft hij machtiging nodig van het bestuur. Alle uitgaven boven
€ 5, mogen niet anders geschieden dan tegen kwitantie. Hij is verplicht boek te
houden van alle ontvangsten en uitgaven van de vereniging en is gehouden, op
verzoek van het bestuur, aan de kascommissie rekening en verantwoording te doen
van zijn beheer. Hij is verplicht de voorzitter, na overleg met de andere
bestuursleden, te allen tijde inzage te geven van zijn administratie en hem de
kas te tonen.
In de algemene vergadering, bedoeld in artikel 9 van de Statuten, brengt hij
verslag uit van de toestand der geldmiddelen over het afgelopen verenigingsjaar
en dient hij, in overleg met het bestuur, een begroting in voor het komende
jaar. De op de uitvoering van zijn taak betrekking hebbende korrespondentie
wordt door hem gevoerd en getekend. Hij houdt hiervan kopie. Hij mag maximaal €
Procedure werving en verkiezing leden bestuur.
Een bestuurslid dat de functie in het bestuur wil beëindigen geeft
hiervan schriftelijk bericht aan de voorzitter. De voorzitter meldt een
vacature aan de aangeslotenen van de federatie. Daarnaast brengt hij de
vacature onder de aandacht van de medewerkers en alle actieve vrijwilligers van
de aangeslotenen van de federatie via de website. Alle vorengenoemde groepen
kunnen leden vragen zich te melden als kandidaat-bestuurslid voor de vacante
bestuursfunctie.
In de eerstvolgende algemene ledenvergadering wordt het advies van
de een enkelvoudige kandidaat bij een positief oordeel van de aangeslotenen van
de federatie direct door de voorzitter benoemd verklaard.
Zijn en meer kandidaten voor één plaats, dan vindt er een
schriftelijke stemming plaats. Krijgt iemand direct een gewone meerderheid*,
dan wordt hij benoemd verklaard. Krijgt niemand een gewone meerderheid, dan
vindt herstemming plaats tussen de twee kandidaten die bij de eerste stemming
de meeste stemmen hebben verworven. Indien niet bepaald kan worden welke twee
kandidaten bij de eerste stemming de meeste stemmen hebben verworven, dan dient
een tussentijdse stemming hierover uitsluitsel te geven.
Blanco stemmen en ongeldige stemmen worden geacht niet te zijn
uitgebracht.
Bij het staken van de stemmen over personen beslist de voorzitter.
De voorzitter draagt er zorg voor dat de kandidaat zo spoedig
mogelijk op de hoogte wordt gebracht van de benoeming. Het nieuwe bestuurslid
wordt daarna uitgenodigd voor de eerstvolgende vergadering van het bestuur.
De voorzitter stelt de aangeslotenen van de federatie op de hoogte
van de (her)benoeming.
Leden van het bestuur waarvan de eerste zittingsperiode ten einde
loopt worden door de voorzitter van de federatie benaderd of zij in aanmerking
willen komen voor een tweede zittingstermijn. Bij een positief antwoord legt de
voorzitter de herbenoeming voor aan de algemene ledenvergadering. Het
betreffende bestuurslid wordt bij een positief oordeel van de aangeslotenen van
de federatie direct benoemd.
In het schema in hoofdstuk 6 is aangegeven in welk jaar de leden
van het bestuur aftreden. Eventuele vacatures zijn in het schema opgenomen.
Tevens is in het schema aangegeven of het betreffende lid herkiesbaar is voor
een volgende zittingsperiode van vier jaar (per januari van een betreffend
jaar).
*Een gewone meerderheid betekent de helft van de stemmen + 1.
HOOFDSTUK 3.
VOOR DE LEDEN
Een rechtspersoon in Nederland, die èèn of meerdere reuzen
exploiteert, kan lid worden van de federatie, indien zij verklaard zich te
zullen onderwerpen aan de statuten, het huishoudelijk reglement en alle
regelen, welke zijn of nog zullen worden vastgelegd. Voorts is zij verplicht de
contributie van het lopende en de volgende jaren te betalen. Het bestuur acht
zich vrij deze contributie jaarlijks te verhogen.
Elk lid ontvangt bij aanmelding een bewijs van lidmaatschap, na
betaling van de eerste, door het lid verschuldigde, contributie.
Deze contributie bedraagt voor het jaar 2009 een bedrag van 100
euro.
Deze contributie wordt jaarlijks door de algemene vergadering
tijdens de jaarvergadering vastgesteld.
Indien de contributie niet tijdig betaald wordt, kan de algemene
vergadering een boete vaststellen voor de te late betaling.
De leden kunnen middels een link inloggen op de website van de
federatie waarmee ze toegang krijgen tot informatie voor de aangeslotenen.
De leden van de federatie zijn verplicht aan de secretaris schriftelijk
mededeling te doen van beëindiging van het lidmaatschap, minimaal twee maanden
voor het einde van het kalenderjaar. Adreswijziging kan via de e-mail
doorgegeven worden.
HOOFDSTUK 4 REGELING VOOR DE COMMISSIES
Indien er nu of later commissies tot stand worden gebracht zijn op
die commissies de navolgende bepalingen van toepassing.
De commissies hebben als doel uitvoering te geven aan onderdelen
van het verenigingsbeleid, welke van toepassing zijn op het doel van de
commissie.
De commissies werken in het verlengde van de doelstelling van de
vereniging.
Het bestuur heeft de bevoegdheid om uit de leden commissies te
benoemen met bepaalde, door het bestuur vast te stellen, taken. De commissies
staan onder leiding van en zijn verantwoording verschuldigd aan het bestuur.
Om haar doelstellingen als bedoeld onder artikel 2 lid 2 te
verwezenlijken wordt een commissie WEBSITE in het leven geroepen.
De commissie website heeft ten doel een website op te zetten om de
aangesloten van de federatie zo breed mogelijk te informeren.
Voor het eerst wordt de heer Alex van Gestel uit Hilvarenbeek,
bestuurslid van de stichting Reuzengenootschap Hilvarenbeek, aangesteld als
beheerder van deze website.(hierna te noemen de beheerder)
De beheerder heeft als taak de website zo kompleet mogelijk bij te
houden wat betreft nieuws, adressen van de aangeslotenen van de federatie,
activiteiten-agenda en verder al datgene te doen, wat hem goeddunkt om aan de
doelstelling als bedoeld onder artikel 2 lid 2 te voldoen.
De beheerder voert een activiteiten-agenda in. Deze activiteiten-agenda
bevat de volgende items: plaats, adres, datum en tijdstip van het plaatsvinden
van de activiteit, wat voor soort activiteit vindt er plaats, van de
organisator de naam en het adres van de contactpersoon, alsmede zijn e-mail
adres, telefoonnummer en eventuele verdere gegevens naar goeddunken van de
beheerder.
De beheerder draagt er zorg voor dat de aangeslotenen van de federatie
middels linken de mogelijkheid hebben hun eigen website aan te bieden.
De aangeslotenen vermelden op hun website aan welke optochten zij
het komend jaar zullen deelnemen.
De aangeslotenen dienen van alle aanbiedingen en uitnodigingen
voor optochten en andere activiteiten met hun reus/reuzen, - of ze nu wel of
niet deelnemen - middels een e-mail bericht, melding te maken aan de beheerder
van website van de federatie.
Om de activiteiten-agenda up to date te houden dienen de
aangeslotenen eveneens alle wijzigingen en aanvullingen tijdig door te geven
aan de beheerder
De beheerder stelt de aangeslotenen van de federatie in staat
gebruik te maken van alle gegevens.
Hierdoor ontstaat de mogelijkheid voor de andere aangeslotenen hun
eigen programma daarop aan te sluiten of aan te vullen.
De onder artikel 2 lid 2 van de statuten bedoelde samenwerking
tussen de verschillende reuzengenootschappen zal hierdoor tot stand komen.
Alle informatie kan middels e-mail geschieden, zodat een ieder van
de gang van zaken op de hoogte is.
Om informatie, andere mededelingen en foto’s op de webside van de
federatie te plaatsen dient men contact op te nemen met de beheerder.
De functie van beheerder zal geheel op vrijwillige basis
geschieden en er zal dan ook geen vergoeding voor betaald worden. Mochten er
echter materiele kosten zijn, dan zullen deze uiteraard door de federatie
worden vergoed.
Een kascontrolecommissie, bestaande uit twee leden, heeft
jaarlijks tot taak de boeken en bescheiden van de penningmeester en de financiële
jaarstukken van de vereniging te controleren. Het door de kascontrolecommissie
schriftelijk opgestelde verslag van haar bevindingen met betrekking tot de door
haar gevoerde controle, wordt door een van de leden van de commissie op de algemene
ledenvergadering voorgelezen. De goedkeuring van het desbetreffende verslag
door de algemene ledenvergadering dechargeert de kascontrolecommissie van haar
taak. Elk jaar treedt volgens een door het bestuur op te maken rooster een lid
van de kascommissie af. De aftredende is niet terstond herkiesbaar. Tot de
leden van de kascontrolecommissie kunnen niet worden gekozen leden van bestuur.
HOOFDSTUK 5 ROOSTERS VAN AFTREDEN
A. Leden van het bestuur.
Aftredend in 2015 de voorzitter Paul Spapens, wel herkiesbaar
Aftredend in 2014
de penningmeester Paul Poell, wel herkiesbaar
Aftredend in 2013
de secretaris Toon de Brouwer, wel herkiesbaar.
B.
Leden
van de kascommissie.
Aftredend in 2013
de oudste in functie zijnde kandidaat.
Aftredend in 2014
de tweede oudste in functie zijnde kandidaat
HOOFDSTUK 6
SLOTBEPALING
Een voorstel tot
wijziging van het huishoudelijk reglement kan slechts door de algemene
ledenvergadering van de federatie in behandeling worden genomen conform het in
hoofdtuk 1 bepaalde.
De
ledenadministratie zal worden bijgehouden door de secretaris van de federatie.
Wel hebben de overige bestuursleden inzage in deze gegevens en de mogelijkheid
deze aan te passen dan wel te wijzigen.
Bij het aangaan
van het lidmaatschap van de federatie wordt de aangeslotene geacht bekend te
zijn met de regelen, opgenomen in de statuten en het huishoudelijk reglement en
daarnaar te handelen.
Aldus opgemaakt
en getekend te Utrecht op 12 september 2009